Praktijkcoördinator in de Druivenstreek

Functieomschrijving

Huisartsengroepspraktijk Hoeilaart De Doenders bestaat momenteel uit 8 huisartsen, 2 huisartsen in opleiding, 1 verpleegkundige en 3 administratieve medewerksters (2 VTE). Onze praktijk bestaat 50 jaar en intussen zij we zo gegroeid dat er nood is aan iemand die alles coördineert en de vele niet-medische taken faciliteert. Bovendien moet onze infrastructuur heel binnenkort uitbreiden, en ook daarvoor hebben we extra hulp nodig.

Wat zijn de eigenschappen waarover je volgens ons zou moeten beschikken?

• Je werkt graag met en voor mensen
• Je vindt een uiteenlopend takenpakket best interessant
• Je hebt oog voor en neemt acties tot verbetering, efficiëntie, kwaliteitsverhoging, … rekening houdend met de medische autonomie van de artsen
• Je bent flexibel maar staat wel stevig in je schoenen
• Je kan mensen aansturen (secretariaat)

Jouw verantwoordelijkheden

Als coördinator van deze grote huisartsengroepspraktijk sta je in voor de goede werking van de praktijk. Elke collega in de praktijk draagt hiertoe bij wat maakt dat je in een vlakke, in plaats van een hiërarchische, werkstructuur functioneert. Je bent de spilfiguur van de praktijkwerking.

Je staat in voor een goede samenwerking tussen de verschillende teamleden en artsen. En bent verantwoordelijk voor het vlotte verloop van de interne werking van de praktijk (communicatie, planning, onthaal..) en de efficiënte samenwerking tussen de verschillende Partners (zoals lokaal bestuur, specialisten, andere eerstelijnwerkers, …) waarmee de praktijk samenwerkt.

Je bent de rechterhand van het artsenteam. Je zoekt voortdurend naar een optimalisering van de dienstverlening en neemt in overleg initiatieven ter verbetering van de praktijkorganisatie.

• Je optimaliseert de planning en organisatie
• Je zet projecten op die bijdragen aan onder meer de kwaliteit van zorg en dienstverlening en efficiëntie van de praktijkwerking.

Je bent verantwoordelijk voor het management van de praktijk namelijk de basis boekhouding, stock en bestellingen, inplannen van herstellings- en uitbreidingswerken, website en communicatie.

• Je beheert financiële verrichtingen, volgt de leveranciers- en klantenrekeningen op en verzorgt de dagdagelijkse basisboekhouding.
• Je staat in voor de voorbereiding van de jaarrekening en de begroting.
• Je volgt subsidiedossiers op en volgt nieuwe subsidieregelingen op.
• Personeelsadministratie : afstemming van de vakantieplanning en uurroosters.
• Voorbereiden van de wekelijkse teamvergaderingen, deelname eraan alsook verslaggeving en opvolging van de gemaakte afspraken.
• Je observeert, plant en organiseert het werk voor de administratieve medewerkers. Je houdt hun functioneringsgesprekken.

Profiel

• Je hebt ervaring in een soortgelijke veelzijdige functie. Idealiter behaalde je een diploma in (office) management of gelijkwaardig door ervaring.
• Je beschikt over sterke people-skills. Je bent flexibel, sociaal en discreet.

• Je bent sterk in het organiseren en plannen, je hebt probleemoplossende ingesteldheid een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je bent een autonome werker, die graag samenwerkt en ook feedback durft geven.
• Goede kennis van Nederlands, Engels en Frans.
• Je beschikt over eigen vervoer naar onze praktijk.

Job gerelateerde competenties

• Website beheer
• Kennis van Microsoft Office
• Basis in boekhoudkunde
• Communicatie training
• Management opleiding

Persoonsgebonden competenties

• Plannen en organiseren
• Omgaan met stress
• Communiceren
• Leervermogen hebben
• Nauwkeurig zijn
• Resultaatgerichtheid
• Zelfstandigheid
• Initiatief durven nemen
• Samenwerken
• Flexibiliteit

Aanbod

Je hebt een afwisselende en veelzijdige job met autonomie. Je werkt met flexibele tijden en er is een aantrekkelijke verloning voorzien. Je kan je job zelfstandig uitvoeren en je komt terecht in een vlakke structuur en een informele, toegankelijke cultuur

We bieden je een halftijdse functie, 20 uur per week. Bij voorkeur werk je drie dagen in de week, met 2 dagen vrijaf. Maandag moet je er zeker zijn.

Plaats tewerkstelling

Huisartsengroepspraktijk De Doenders

W. Eggerickxstraat 31, 1560 Hoeilaart

www.huisartsengroepspraktijk-hoeilaart.be

Contact

Bij interesse kan je je kandidatuur doormailen naar annvandamme@skynet.be